Privacy Charter

Wij verwerken jouw persoonsgegevens om je een optimale service te kunnen bieden die echt iets voor jou betekent. Daarbij staat het respect voor je privacy boven alles. Ons engagement verwoorden we in dit Privacycharter.
Want we willen je duidelijk informeren over hoe we jouw privacy beschermen. Je data worden daarbij noch doorgegeven noch verkocht aan derden. En we voeren consequent controles uit op het naleven van dit charter. Je kan gerust zijn: we garanderen de veiligheid van je persoonsgegevens.

1.    Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens?
Oxalis Consult/ Competentieatelier, met maatschappelijke zetel Koopvaardijlaan 52 | B – 9000 GENT (hierna “Oxalis”), ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0463.535.680;
Met dit charter willen we je informeren over de verwerking van je gegevens waarvoor Oxalis verantwoordelijk is. Je kunt ons steeds contacteren via  M: +32 498/594.664 - EMail: gdpr@oxalisconsult.be


2.    Wat houdt de verwerking van persoonsgegevens in?
Persoonsgegevens omvatten alle informatie m.b.t. een geïdentificeerde of te identificeren persoon. Dat kan gaan om een naam, identificatiegegevens, loopbaaninformatie, online-identificatiegegevens of elk ander gegeven dat verband houdt met een persoon.
De verwerking van persoonsgegevens omvat elke mogelijke bewerking van deze gegevens, zoals het opvragen, verzamelen, bewaren/ opslaan, vastleggen, wijzigen, aanvullen, raadplegen, analyseren ervan.
Oxalis verwerkt je persoonsgegevens voor diverse doeleinden (zie punt 5), op basis van diverse rechtsgronden, en ziet erop toe dat enkel de noodzakelijke gegevens worden verwerkt.
 

3.    Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Het gaat om:

  • Algemene persoonsgegevens zoals je naam en voornaam, adres, geboorteplaats en -datum, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, leeftijd, nationaliteit, rijksregisternummer, burgerlijke staat, pasfoto, ...
  • Financiële gegevens zoals loon, uitkeringen, … 
  • Loopbaangegevens zoals CV, testresultaten en -rapporten, POP, diploma’s/ certificaten, talen, ex-werkgevers, technische en soft skills,  ...
  • Functiegegevens zoals functiebevragingen en -beschrijvingen, fleximatrix, evaluaties, loonfiches, arbeidsovereenkomsten, opleidingen, talenten en competenties...
  • Gegevens via e-mail, telefonische oproepen, onze contacten, sociale media, … 
  • Gegevens via derden, zoals bijvoorbeeld via VDAB, sociaal secretariaat, die we gebruiken voor het uitvoeren van onze opdrachten


4.    Wanneer verzamelen we je gegevens?
We verzamelen je gegevens wanneer je in contact komt met Oxalis; bijvoorbeeld wanneer je:

  • klant wordt
  • contact met ons opneemt
  • deelneemt aan een gratis infosessie, opleiding/ training, event 
  • gebruik maakt van een van onze producten of diensten
  • je inschrijft op de nieuwsbrief
  • je werknemer bent van een bedrijf dat aan ons kantoor advies-/ trainingsopdrachten geeft


5.    Waarvoor verwerken we je gegevens?
Dat doen we voor:

  • het beheer van je klantendossier (contract en diensten)
  • de audits rond onze diensten
  • bedrijfsopdrachten zoals adviezen, opleidingen, coaching, werving en selectie, … 
  • de administratie en boekhouding
  • het nakomen van wettelijke verplichtingen
  • het beantwoorden van elke gegronde vraag van de subsidiërende of toezichthoudende overheid om toegang te krijgen tot de gegevens


6.    Op welke rechtsgrond steunt de verwerking van je gegevens?
De GDPR heeft enkel betrekking op personen, niet op bedrijven.
Oxalis verwerkt je persoonsgegevens enkel in één van de volgende gevallen:

  • wanneer je ons je uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de afname van de motivatietest Profil’INC

of

wanneer de verwerking noodzakelijk is:

  • voor de uitvoering van een overeenkomst/ opdracht
  • om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting
  • voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Oxalis of van een derde

 

7.    Aan wie kunnen we je gegevens doorgeven?
Wij zullen je gegevens niet doorgeven aan derden, noch aan landen buiten de EER tenzij met je uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming of tenzij het een subsidiërende instantie betreft.
De ondernemingen en medewerkers binnen Oxalis hebben enkel toegang tot jouw gegevens als dat noodzakelijk is voor operationele en servicedoeleinden, binnen de uitvoering van hun taak.
Soms is het nodig dat we voor operationele redenen een beroep doen op zorgvuldig geselecteerde organisaties, bijvoorbeeld onze software providers en accountancy-kantoor. De personen gemachtigd om je gegevens te gebruiken, kunnen dit ook daar enkel binnen de strikte limieten van hun contractuele opdracht.
Om onze contractuele verplichtingen na te leven, delen we bepaalde persoonsgegevens mee aan de VDAB, VLAIO, WSE en de auditeur in het kader van het bekomen of hernieuwen van een certificatie. Zoals onder andere de gegevens die het mogelijk maken de kwaliteit van de loopbaanbegeleiding, de opleidingen en het advies te evalueren.


8.    Welke rechten heb je en hoe kan je ze uitoefenen?
 

Recht op informatie, toegang en rechtzetting
Je hebt altijd recht op inzage van je persoonlijke gegevens en je hebt in dat verband ook recht op bijkomende informatie zoals:

  • de categorieën van je persoonsgegevens
  • de verwerkingsdoeleinden 
  • de ontvangers of de categorieën van ontvangers
  • de duurtijd dat je gegevens opgeslagen zullen worden
  • het type verwerking, geautomatiseerd of niet

Zijn je persoonsgegevens onjuist, onvolledig of niet relevant, dan zullen we deze wijzigen, aanvullen of in bepaalde gevallen wissen in zoverre de wet dit toestaat. Oxalis stelt iedere ontvanger van deze persoonsgegevens in kennis van elke wijziging, aanvulling of schrapping, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onredelijke inspanning vraagt.

Je kunt ons dit vragen:

  • per post, met een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart, aan Oxalis, GDPR, Moreelstraat 9a-000 | B 9470 DENDERLEEUW
  • per mail, met een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart, aan gdpr@oxalisconsult.be 


Recht op gegevenswissing
Je hebt het recht om je gegevens te laten wissen om één van volgende redenen:

  • de persoonsgegevens zijn niet meer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden
  • je trekt je toestemming voor de verwerking van de gegevens in en er is geen andere rechtsgrond of wettelijke verplichting voor de verwerking
  • je gegevens zijn onrechtmatig verwerkt
  • je gegevens moeten worden verwijderd om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting


Recht op beperking van verwerking
Beperking is mogelijk in volgende gevallen:

  • als de gegevens niet accuraat zijn, en dit gedurende de periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt om de juistheid van de gegevens te controleren
  • als de verwerking onrechtmatig is
  • als de doeleinden voor verwerking verwezenlijkt zijn
  • gedurende de periode dat het individu wacht op het antwoord op een bezwaar


Recht op overdraagbaarheid
Je hebt het recht te eisen dat je persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere worden doorgezonden, met beperking tot de gegevens die door jezelf werden aangeleverd en die op jou betrekking hebben, bijvoorbeeld CV ’s, diploma’s, …
Het recht op overdraagbaarheid mag evenwel geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van de HR-dienstverlener, zoals recht op geheimhouding van zakelijke informatie.


Recht op bezwaar en geautomatiseerde besluitvorming
Je kunt bezwaar aantekenen telkens de verwerking gebaseerd is op een noodzaak van algemeen belang of op een belang van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij deze legitieme redenen kan aanhalen. 

Je heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, waaronder profiling.

Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik van je persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing.


Beperking op de uitoefening van de rechten
De uitoefening van de rechten kan worden beperkt ter waarborging van:

  • de nationale veiligheid
  • landsverdediging
  • openbare veiligheid
  • de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de ten uitvoering van straffen
  • andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang
  • bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures
  • een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt met het algemeen belang
  • bescherming van het individu
  • inning van civielrechtelijke vorderingen

 

9.    Hoe lang worden je gegevens bewaard?
Dit hangt af van het soort gegevens en de wetgeving/ overeenkomst. De duurtijd van het bewaren van de persoonsgegevens wordt je persoonlijk meegedeeld.
Ze worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwerking waarvoor ze werden ingezameld of de termijn waarbinnen een gemachtigde instantie een kwaliteitscontrole kan uitvoeren of de termijn die noodzakelijk is om Oxalis toe te laten de diensten te evalueren.


10.    Wat bij eventuele wijzigingen aan dit charter?
Je kunt het Privacy charter altijd bekijken op onze website

Heb je nog vragen?
Bel naar +32 498/594.664
of contacteer ons via gdpr@oxalisconsult.be.